Organização sistemática: um especialista explica como organizar documentos importantes permanentemente

Raramente temos discussões em nossa casa. Mas quando reclamamos de alguma coisa, geralmente é por causa de documentos perdidos. Por isso, prefiro ter todos os documentos importantes armazenados em minha própria casa para que eu saiba onde eles estão, mas, o mais importante, para que eu possa navegar por eles e encontrar tudo o que preciso imediatamente. Às vezes é complicado, pois muitos documentos passam pelas mãos de uma pessoa durante a vida. Mas há dicas ou até mesmo conselhos profissionais sobre como lidar com a organização facilmente.

Eu guardo meus documentos em uma caixa, mas os classifico em pastas por data. Como consigo me lembrar de quais documentos foram tratados em que ano, não é difícil localizar contratos de compra específicos ou, por exemplo, recibos de um sinistro. Mas sei que, na casa de muitos de meus amigos, a organização de documentos é um grande problema. O que o especialista aconselha?

Esqueça as complexidades

Quando as pessoas organizam seus materiais em pastas, geralmente cometem um grande erro. Elas classificam seus papéis importantes de forma muito complexa. Um amigo meu tem documentos em casa classificados por ano e mês. Mas algumas de suas pastas estão vazias e ocupam espaço desnecessário em sua casa. Outro amigo arquiva papéis importantes em pastas coloridas, dependendo se são contratos, faturas ou outros documentos. Eu também não acho isso ideal.

“Tudo deve ser o mais simples possível, mas não mais simples.” Albert Einstein foi famoso por ter criado essa sabedoria há muitos anos. Essa citação é comumente usada por profissionais de TI, gerenciamento de informações e design de sistemas como um princípio para minimizar a complexidade desnecessária que prejudica, em vez de ajudar, os usuários e as organizações. Se você estiver classificando documentos, deve simplesmente fazê-lo de forma clara, mas não de forma desnecessariamente complexa.

Dicas práticas para classificar documentos

Se quiser classificar os documentos, você deve fazê-lo por tipo de documento ou por data. Algumas pessoas acham que é ideal manter todos os documentos relacionados a um tópico juntos, por exemplo, contratos de vendas em uma pasta, faturas de eletricidade em outra, faturas de gás em outra. Pessoalmente, prefiro classificar por mês: em uma pasta, tenho faturas e documentos de janeiro, em outra, de fevereiro, em uma terceira, de março…

Você pode classificar os documentos em pastas coloridas ou em folhas transparentes, onde poderá ver imediatamente a que cada pilha se refere. É uma boa ideia ter um rótulo em cada pasta que descreva em termos gerais o que você encontrará nela, mas também informações mais específicas (em tópicos). Tente não ter subpastas em pastas, pois isso geralmente já significa uma classificação desnecessária, o que só complica as coisas.