Desde o início de abril, todas as farmácias polonesas são obrigadas a mudar para o faturamento totalmente digital em suas relações com outras empresas. Não há mais faturas em papel nas relações B2B. A partir de agora, será necessário usar o KSeF ao emitir faturas, e uma fatura será considerada emitida somente quando um número for atribuído nesse sistema.

Isso será tranquilo?

A obrigação é particularmente importante para as farmácias que trabalham com instituições de saúde. A venda para pacientes individuais não é exigida pelo novo sistema estadual e uma fatura pode ser emitida fora dele. A questão é se tudo está tecnicamente pronto o suficiente. Caso contrário, a novidade pode atrapalhar as operações das farmácias.

O que é o KSeF

O Sistema Nacional de Faturamento Eletrônico é uma plataforma de TI do estado polonês. As empresas o utilizam para emitir e receber faturas estruturadas. Em resumo, elas não enviam mais aos clientes uma fatura em PDF ou em papel. Elas geram o documento no sistema e ele é salvo. Tudo é centralizado e há mais controle por parte do estado.

As faturas têm um formato XML e também um número de identificação exclusivo. Para as empresas, isso significa integrar seus sistemas de contabilidade ao KSeF. O objetivo do sistema é simplificar o faturamento, reduzir erros e também tornar o sistema tributário mais rígido. Originalmente, a Polônia havia planejado introduzir o sistema em 2024, mas, como acontece com essas coisas, ele fracassou. Como em outros países, houve problemas com a digitalização.

Na Polônia, há dois anos, foram problemas com a infraestrutura de TI. Portanto, o faturamento eletrônico obrigatório entre empresas só foi introduzido este ano. O faturamento eletrônico entre empresas e consumidores continua opcional e depende de acordos mútuos entre as partes.

━━ ( Fonte: Scott Graham /  Unsplash+ )

Faturamento eletrônico na Polônia

Originalmente, o faturamento eletrônico era opcional. Deveria ter se tornado obrigatória em junho de 2024, mas o Ministério das Finanças adiou sua introdução. A partir de 1º de fevereiro de 2026, o faturamento via KSeF é obrigatório para transações entre empresas para grandes contribuintes. Os contribuintes de médio e pequeno porte seguiram o mesmo caminho a partir de 1º de abril de 2026.

A partir de 1º de janeiro de 2027, todos os contribuintes, incluindo empresas estrangeiras com estabelecimento permanente na Polônia, estão sujeitos à obrigação, com exceção dos contribuintes excluídos digitalmente com um faturamento inferior a 10.000 PLN por mês.

O que mudou nas farmácias

Os clientes comuns das farmácias não notarão praticamente nenhuma mudança. Para eles, nada mudou. Se solicitarem uma fatura da farmácia para as mercadorias que compraram, eles a receberão e caberá à gerência escolher o formulário. Se o cliente for uma pessoa física que não está envolvida em atividade comercial, uma fatura tradicional pode ser emitida, não precisa ser emitida no sistema estadual e não precisa estar em formato eletrônico. Entretanto, se uma farmácia fornecer medicamentos ou outros dispositivos médicos a hospitais, clínicas ou consultórios médicos, essa é obviamente uma transação B2B e deverá ser registrada no sistema estadual a partir de abril de 2026. Não há outra opção.